1. CÁCH THỨC MỞ L/C TẠI VIỆT NAM
Ðể được mở L/C, Doanh nghiệp phải nộp tại ngân hàng (điều kiện):
-         Giấy đăng ký kinh doanh
-         Tài khoản ngoại tệ tại Ngân hàng
Cách thức mở L/C (giấy tờ cần nộp):
-         Ðối với L/C at sight:
§         Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng hoá được quản lý bằng giấy phép)
§         Quota (đối với hàng quản lý bằng hạn ngạch)
§         Hợp đồng nhập khẩu (bản sao)
§ Ðơn xin mở L/C at sight (theo mẫu in sẵn của Ngân hàng). Cơ sở viết đơn là hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết.
-         Ðối với L/C trả chậm
§         Giấy phép nhập khẩu (nếu có) hoặc quota nhập
§         Phương án bán hàng để thanh toán nhập khẩu
§         Ðơn xin mở L/C trả chậm (theo mẫu in sẵn của Ngân hàng).Cơ sở viết đơn là hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết.
§         Ðơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ (theo mẫu của Ngân hàng)
Lưu ý khi làm đơn xin mở L/C: (1)Cơ sở viết đơn là hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết nhưng nhà nhập khẩu có thể thêm một số nội dung có lợi cho mình; (2) Trên đơn phải có chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng đơn vị nhập khẩu. Nếu thực hiện nhập khẩu uỷ thác thì trên đơn xin mở L/C phải có đầy đủ 4 chữ ký: chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng đơn vị nhập khẩu uỷ thác và chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng của đơn vị nhận uỷ thác; (3) Ðể tránh L/C phải tu chỉnh nhiều lần mất thời gian và tốn kém, nhà nhập khẩu có thể fax đơn xin mở L/C đến nhà xuất khẩu xem trước và xin ý kiến; (4) Nhà nhập khẩu nên xem L/C bản gốc và đề nghị tu chỉnh nếu cần để bảo vệ quyền lợi cho mình.
Ký quĩ mở L/C, căn cứ vào:
-         Uy tín thanh toán của doanh nghiệp
-         Mối quan hệ của doanh nghiệp đối với ngân hàng
-         Số dư ngoại tệ trên tài khoản của doanh nghiệp
-         Công nợ của doanh nghiệp nhập khẩu
-         Tính khả thi trong phương án kinh doanh hàng nhập khẩu của đơn vị nhập khẩu
Cách thức ký quĩ:
-         Nếu số dư tài khoản tiền gửi của khách hàng lớn hơn số tiền ký quĩ, ngân hành sẽ trích từ tài khoản tiền gửi chuyển sang tài khoản ký quĩ. Phòng nhập khẩu trực tiếp làm phiếu chuyển khoản nội dung ký quĩ mở L/C sau đó sẽ chuyển sang Phòng Kế toán để thực hiện
-         Nếu số dư tài khoản tiền gửi nhỏ hơn số tiền ký quĩ, giải quyết bằng hai cách sau:
-         Mua ngoại tệ để ký quĩ
-         Vay ngoại tệ để ký quĩ.
Thanh toán phí mở L/C:
Phí mở L/C tùy theo mức nhà nhập khẩu thực hiện ký quỹ.
2. KIỂM TRA L/C
Các nội dung kiểm tra:
1. Số hiệu, địa điểm và ngày mở L/C (No of L/C, place and date of issuing)
-         Mỗi L/C đều có số hiệu riêng dùng để trao đổi thư từ, điện tín có liên qua đến L/C và để ghi vào các chứng từ có liên quan trong bộ chứng từ thanh toán
-         Ðịa điểm mở L/C: có ý nghĩa trong việc chọn luật áp dụng khi xảy ra tranh chấp (nếu có)
-         Ngày mở L/C: là căn cứ để nhà xuất khẩu kiểm tra xem nhà nhập khẩu có mở L/C đúng hạn hay không.
2. Tên ngân hàng mở L/C (opening bank; issuing bank)
Ngân hàng thông báo sẽ kiểm tra xem tên và địa chỉ ngân hàng mở L/C có thật không. Còn người xuất khẩu kiểm tra xem L/C có được mở đúng tại ngân hàng như đã thoả thuận trong hợp đồng mua bán ngoại thương hay không.
3. Tên và địa chỉ ngân hàng thông báo (advising bank), ngân hàng trả tiền (negotiating bank or paying bank), ngân hàng xác nhận (confirming bank)
4. Tên và địa chỉ người thụ hưởng (beneficiary hoặc L/C có ghi In favour of...)
5. Tên và địa chỉ người mở L/C
6. Số tiền của L/C (amount)
Số tiền của L/C vừa ghi bằng số vừa ghi bằng chữ và phải thống nhất với nhau. Tên của đơn vị tiền tệ phải ghi rõ ràng, phải kiểm tra kỹ xem có phù hợp với hợp đồng không.
7. Loại L/C (form of documentary credit)
Ðối với nhà xuất khẩu, ngân hàng khuyến cáo loại L/C có lợi nhất là L/C không huỷ ngang miễn truy đòi (Irrevocable without recourse L/C). Nếu lô hàng có giá trị lớn, ngân hàng phát hành không phải là ngân hàng có uy tín thì nên lựa chọn L/C có xác nhận
8. Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C
Khi kiểm tra phải lưu ý: Ngày hết hiệu lực của L/C phải sau ngày mở L/C (date of issue) và sau ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý, thường được tính bằng khoảng thời gian giao hàng cộng với thời gian lập và kiểm tra chứng từ của người bán, cộng với thời gian lưu giữ và chuyển chứng từ từ ngân hàng người bán qua ngân hàng mở L/C. Số ngày chuyển chứng từ bằng DHL từ Việt Nam: đi Nhật Bản, Triều Tiên, Singapore, Hồng Kông mất 3-4 ngày; đi Châu Âu: Italia, Ðức, Bỉ... mất 5-7 ngày. Số ngày chuyển chứng từ bằng thư đảm bảo từ VIệt Nam: đến các nước châu á hết 5-7 ngày; đến các nước Châu âu hết 10-15 ngày.
9. Thời hạn giao hàng (shipment date or time of delivery)
-         Ngày giao hàng chậm nhất hay sớm nhất: shipment must be effected not later than... hoặc ghi time of delivery: latest December 31st, 2000 or earliest September 1st, 2001
-         Trong vòng: shipment must be effected during....
-         Khoảng: shipment must be about...'
-         Ngày cụ thể: shipment must be effected on....
10. Cách giao hàng
-         Giao hàng một lần (partial shipment not allowed)
-         Giao hàng nhiều lần trong thời gian quy định, số lượng quy định (partial shipment allowed)
-         Giao hàng nhiều lần nhưng quy định giới hạn trọng lượng của mỗi chuyến, giới hạn số chuyến
-         Giao nhiều lần, mỗi lần có số lượng như nhau
11. Cách vận tải
-         Trong L/C cho phép chuyển tải hay không, nếu cho phép thì phải ghi “transshipment permitted”; không cho phép ghi: “transhipment not allowed”
-         Chuyển tải có thể thực hiện tại một cảng chỉ định do người chuyên chở và người nhập khẩu lựa chọn: “transhipment at....port with through Bill of Lading acceptable”
12. Phần mô tả hàng hoá (Description of goods)
Người xuất khẩu phải kiểm tra: tên hàng, quy cách, số lượng hoặc trọng lượng hàng, giá cả hàng hoá phù hợp với hợp đồng ngoại thương đã thoả thuận không? Người bán có năng lực thực hay không?
13. Các chứng từ thanh toán (documents for payment) cần kiểm tra kỹ
-         Số loại chứng từ phải xuất trình
-         Số lượng chứng từ phải làm đối với từng loại (thông thường lập 3 bản)
-         Nội dung cơ bản được yêu cầu đối với từng loại
-         Thời hạn muộn nhất phải xuất trình các chứng từ
-         Quy định cách thức trả tiền
3. CÁCH GIẢI QUYẾT CÁC SAI SÓT THÔNG THƯƠNG TRONG BỘ CHỨNG TỪ KHI THANH TOÁN BẰNG PHƯƠNG THỨC L/C
Khi có sai sót trong bộ chứng từ thanh toán trong phương thức L/C, có thể giải quyết theo một trong những cách sau:
1. Người xuất khẩu cam kết miệng với ngân hàng của mình về những sai sót trong bộ chứng từ để được thanh toán.
Ngân hàng sẽ chấp nhận thanh toán trong trường hợp này khi bộ chứng từ có sai sót nhỏ. Cách này chỉ phổ biến khi có sự tín nhiệm lẫn nhau. Khi đó:
-         Người xuất khẩu phải có tình trạng tài chính khả quan và là khách hàng quen thuộc của ngân hàng
-         Trong một vài trường hợp, ngân hàng giao dịch có thể giữ lại một số tiền trong tài khoản chờ đến lúc ngân hàng mở cho phép giải toả.
2. Người xuất khẩu viết thư cam kết bồi thường
Theo tập quán, người xuất khẩu có thể nhờ ngân hàng của mình chiết khấu các chứng từ bằng thư cam kết bồi thường của mình dù có các sai biệt đối với khách hàng được tín nhiệm. Nếu người xuất khẩu không phải là khách hàng của ngân hàng giao dịch, việc bảo lãnh của người xuất khẩu phải được chính ngân hàng của mình ký xác nhận.
Khi việc thanh toán đã được thực hiện theo thư bồi thường, người xuất khẩu sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về hậu quả của mọi sai biệt và có thể bị ngân hàng chiết khấu yêu cầu hoàn trả số tiền nếu người mua không nhận bộ chứng từ.
3. Người xuất khẩu điện cho ngân hàng phát hành để xin phép thanh toán:
Nếu thư bồi thường của nhà xuất khẩu không được ngân hàng giao dịch chấp nhận hoặc L/C cấm giao dịch bằng thư bồi thường, người xuất khẩu có thể yêu cầu ngân hàng của mình điện cho ngân hàng mở xin được phép thanh toán. Trong bức điện, ngân hàng giao dịch thường mô tả ngắn bộ chứng từ liên hệ cũng như các chi tiết về các sai biệt chứng từ. Ngân hàng giao dịch của người xuất khẩu thường phải mất vài ngày hoặc một tuần để nhận được điện trả lời. Người bán là người phải chịu phí điện báo.
4. Người xuất khẩu chuyển sang phương thức nhờ thu
Nếu không thể sử dụng một trong những cách trên, người xuất khẩu có thể yêu cầu ngân hàng giao dịch gửi bộ chứng từ với trách nhiệm của mình về mọi rủi ro đến ngân hàng mở để nhờ thu. Với cách này, người xuất khẩu phải chờ một thời gian mới được thanh toán. Ngân hàng mở sẽ hành động như một ngân hàng nhờ thu, sẽ chuyển số tiền thu được bằng thư hàng không cho người xuất khẩu thông qua ngân hàng của người này. Nếu giá trị hối phiếu là một số tiền lớn, người xuất khẩu nên yêu cầu ngân hàng thu ngân chuyển số tiền thu được trên bằng điện chuyển tiền để thu được tiền nhanh hơn.